Ripensare le organizzazioni con il metodo zdc

Migliorare ogni organizzazione grazie

alla modellizzazione dei bisogni col metodo ZDC

di Marco Costanzo

16 Novembre 2018

“Viviamo in questo mondo per

imparare e per illuminarci

l'un l'altro.„

Wolfgang Amadeus Mozart

Avete mai visto quei box che si trovano all’interno dei centri commerciali per la richiesta di suggerimenti
su come migliorare il servizio?

Ogni organizzazione dovrebbe dotarsi di uno di questi semplici dispositivi (nella forma fisica e nella forma+
digitale) per raccogliere ed analizzare le richieste di tutti coloro che, indipendentemente dal ruolo
ricoperto, operano all’interno dell’organizzazione.

Al posto dei “suggerimenti” migliorativi consegnati volontariamente da clienti, all’interno
dell’organizzazione gestita con il metodo ZDC è possibile realizzare un vero e proprio controllo
del flusso informativo utilizzando un “punto di raccolta unico” per tutte le istanze aziendali.

Grazie alla dematerializzazione è possibile:

1. Registrare il momento temporale in cui si verifica l’insorgenza del bisogno da soddisfare
   

   (esempio: richiesta ferie del dipendente)
2. Decidere se questo rientra in una casistica già predefinita che ha attori e processi
   

   ben determinati (smistamento all’amministrativo competente ed attivazione di una filiera di azioni marcate temporalmente) o se, in caso contrario è il momento di attivare il nucleo operativo preposto alla profilazione di un modello per le istanze future dello stesso tipo
3. Monitorare l’efficacia del protocollo operativo confrontando i tempi intercorsi tra la nascita del bisogno ed il suo soddisfacimento.

Il “punto di raccolta unico” si rende necessario nelle organizzazioni “ZDC oriented” perchè sono i manager dell’organizzazione che devono avere sotto controllo in maniera tempestiva tutti i processi che l’organizzazione attua e perché le informazioni condivise sono il vero patrimonio aziendale che permette alla stessa di diventare agile come richiesto dai moderni stili lavorativi. Chi gestisce il “diario di bordo” e la “todo list” deve essere il primo ad individuare il flusso informativo e le criticità che possono svilupparsi senza un adeguato supporto.

L'efficacia indica la capacità di raggiungere

l'obiettivo prefissato,

mentre l'efficienza

valuta l'abilità di farlo impiegando

le minori risorse possibili

Le tecnologie sono realmente abilitanti verso una maggiore efficienza solo quando sono comprese e condivise. Inutile negare che ci siano in ogni organizzazione delle sacche di inefficienza che sono direttamente proporzionali alla mancata parametrizzazione dei processi lavorativi. E’ altresì chiaro che il lavoratore che temporaneamente “non sa cosa fare” è un lavoratore meno felice. Nelle organizzazioni più evolute esiste un “ingegnere della felicità” che provvede proprio a esplicitare questo bisogno non sempre chiaramente evidenziato nella mission aziendale. Anche senza arrivare a formalizzare una figura operativa del genere è necessario creare questo punto di raccolta (la realizzazione digitale è assolutamente alla portata di tutti con un modulo raggiungibile dal sito internet http://nomeorganizzazione.com/richieste) o, per chi vuole istituzionalizzare con un software online, si può prendere spunto da questo ticket system di esempio  https://miglioramento.zendesk.com/hc/it/requests/new

Ad ogni richiesta deve essere assegnato dal supervisore ZDC una priorità ed una tracciabilità della stessa in grado di attivare i processi a cascata che termineranno con la soddisfazione dei bisogni espressi.

Se nell'organizzazione è installato il sistema di condivisione delle informazioni Slack (e tutti i membri della stessa sono stati formati ad usarlo) e la Suite Google allora sarà veramente semplice comunicare senza far ricorso ad un sistema di posta elettronica che può spesso rivelarsi inefficiente.

Qualora non si disponesse di questi strumenti che costituiscono un vero e proprio vantaggio competitivo possiamo utilizzare il software gratuito online checkvist.com su cui il metodo ZDC è stato integrato con i modelli raggiungibili qui ZDC Checkvist 1.0.

Per la spiegazione del metodo ZDC si rimanda alle pagine già presenti in Internet ma quello di cui possiamo esser certi è che senza la modellizzazione dei processi ogni organizzazione può rivelarsi non adatta alla realtà liquida nella quale siamo immersi da quando esistono queste nuove tecnologie. Oggi dove tutti hanno a disposizione almeno uno smartphone e le aziende hanno scoperto l’instant messaging, riuscire a mettere ordine alla mole di dati trattati deve essere veramente imperativo. Passare per un sistema di concentrazione e modellazione rimane la scelta più sensata da fare per innovare una realtà che è immersa in una trasformazione continua.